Как да избегнем стреса при организиране на работни срещи и да повишим тяхната ефективност?
Добрата подготовка е половината на успеха.
Този контролен списък ще ви помогна да се почувствате уверени в своя работа.
Подготовка към срещата.
Ако вие сте лицето, отговорно за организация на срещата, обърнете внимание на следните точки:
Определете предварително целта на срещата
Поставете важни въпроси в дневния ред
Изберете участниците в срещата, осигурете присъствието им и им раздайте подходяща документация
Обяснете на участниците тяхната роля и какво се очаква от тях на срещата
Резервирайте подходяща стая за срещата, проверете наличността на необходимото оборудване, осветление, климатик или контрол на температурата, подреждане на мебели, столове.
Подгответе подходяща анимация (графики, таблици, слайдове, модели).
Като участник в срещата:
Запишете датата, часа и мястото на срещата в плановете си
Познайте целта и дневния ред
Прочетете получена документация.
В процеса на срещата
Като ръководител на срещата се уверете, че са изпълнени следните задачи:
Представете се, посочете ролята си и ролята на всеки, назначете секретар, който ще води протокол
В случай, когато участници не са запознати помежду себе си или присътства нов човек, направете кръгова презентация, така че всички участници да се представят накратко
Посочете целта на срещата, нейната продължителност и реда на обсъждане
Следвайте дневния ред, като започнете с най-важните точки
Насърчавайте участниците да изразяват себе си и да изразяват идеите си
Решавайте спорове, ако е необходимо
Обобщете казаното, префразирайте, ако е необходимо и оставете само онези решения и стъпки, които трябва да бъдат предприети
Насрочете следващата среща, посочете датата и часа на бъдещите срещи, ако има такива.
Като участник в срещата:
Коментирайте, изразявайте идеите си
Слушайте другите, демонстрирайте разбиране към колегите си
Останете на в рамките на тема, доколкото е възможно, избягвайте отклонения, клюки и приглушени разговори
Запишете важни точки и действия, които трябва да предприемете.
След среща
Ако вие сте лицето, отговорно за организация на срещата:
Направете протокол, запишете основните точки, за да не забравите най-важното
Ако е необходимо, изпратете протокол на участниците и тези, които са пропуснали срещата.
Оценете инструментите за анимация и срещата (можете да предоставите на участниците листове за оценка).
Преди да излезете от зала за срещата, уверете се, че всичко е наред
Уверете се, че предложените решения и действия достигат до правилните хора
Уверете се, че тези, които не са могли да присъстват на срещата, са информирани за взетите решения.
Ако е възможно, запазете място за следващата среща.
Като учасник в срещата:
Попълнете оценочни лист
Информирайте колегите, които не успяха да присъстват на срещата, за решенията, които ги засягат, и стъпките, предприети за тяхното изпълнение
Абонирайте се за блога ми и ще получавате новите статии за лидерство, управление, корпоративна култура и личностния ръст.
Comments