Как да избегнем стреса при организиране на работни срещи и да повишим тяхната ефективност?
Добрата подготовка е половината на успеха.
Този контролен списък ще ви помогна да се почувствате уверени в своя работа.

Подготовка към срещата
Ако вие сте лицето, отговорно за организирането на срещата, обърнете внимание на следните точки:
Определете предварително целта на срещата.
Поставете важните въпроси в дневния ред.
Изберете участниците в срещата, осигурете присъствието им и им раздайте подходящата документация.
Обяснете на участниците тяхната роля и какво се очаква от тях на срещата.
Резервирайте подходяща стая за срещата, проверете наличността на необходимото оборудване, осветление, климатик или контрол на температурата, подреждане на мебели и столове.
Подгответе подходяща визуализация (графики, таблици, слайдове, модели).
Като участник в срещата:
Запишете датата, часа и мястото на срещата в плановете си.
Познайте целта и дневния ред.
Прочетете получената документация.

В процеса на срещата
Като ръководител на срещата се уверете, че са изпълнени следните задачи:
Представете се, посочете ролята си и ролята на всеки участник, назначете секретар, който ще води протокол.
Ако участниците не са запознати помежду си или ако присъства нов човек, направете кръгова презентация, така че всички участници да се представят накратко.
Посочете целта на срещата, нейната продължителност и реда на обсъждане.
Следвайте дневния ред, като започнете с най-важните точки.
Насърчавайте участниците да изразяват себе си и да споделят идеите си.
Решавайте спорове, ако е необходимо.
Обобщете казаното, префразирайте, ако е необходимо, и оставете само онези решения и стъпки, които трябва да бъдат предприети.
Насрочете следващата среща, посочете датата и часа на бъдещите срещи, ако има такива.
Като участник в срещата:
Коментирайте, изразявайте идеите си.
Слушайте другите, демонстрирайте разбиране към колегите си.
Останете в рамките на темата, доколкото е възможно; избягвайте отклонения, клюки и приглушени разговори.
Запишете важни точки и действия, които трябва да предприемете.

След среща
Ако вие сте лицето, отговорно за организирането на срещата:
Направете протокол, запишете основните точки, за да не забравите най-важното.
Ако е необходимо, изпратете протокол на участниците и на тези, които са пропуснали срещата.
Оценете инструментите за визуализация и самата среща (можете да предоставите на участниците оценъчни листи).
Преди да напуснете залата за срещи, уверете се, че всичко е наред.
Уверете се, че предложените решения и действия достигат до правилните хора.
Уверете се, че тези, които не са могли да присъстват на срещата, са информирани за взетите решения.
Ако е възможно, запазете място за следващата среща.
Като участник в срещата:
Попълнете оценъчните листи.
Информирайте колегите, които не успяха да присъстват на срещата, за решенията, които ги засягат, и стъпките, предприети за тяхното изпълнение.
Споделете вашите идеи и опит за успешни срещи – какво ви е помогнало да ги организирате по-ефективно?
Абонирайте се за блога ми и ще получавате актуални статии на теми като лидерство, управление, корпоративна култура и личностно развитие.
Comments