Насоки за организация на работните срещи

Обновлено: 30 мар.

Как да избегнем стреса при организиране на работни срещи и да повишим тяхната ефективност?


Добрата подготовка е половината на успеха.

Този контролен списък ще ви помогна да се почувствате уверени в своя работа.




Подготовка към срещата.


Ако вие сте лицето, отговорно за организация на срещата, обърнете внимание на следните точки:

  • Определете предварително целта на срещата

  • Поставете важни въпроси в дневния ред

  • Изберете участниците в срещата, осигурете присъствието им и им раздайте подходяща документация

  • Обяснете на участниците тяхната роля и какво се очаква от тях на срещата

  • Резервирайте подходяща стая за срещата, проверете наличността на необходимото оборудване, осветление, климатик или контрол на температурата, подреждане на мебели, столове.

  • Подгответе подходяща анимация (графики, таблици, слайдове, модели).


Като участник в срещата:

  • Запишете датата, часа и мястото на срещата в плановете си

  • Познайте целта и дневния ред

  • Прочетете получена документация.



В процеса на срещата


Като ръководител на срещата се уверете, че са изпълнени следните задачи:

  • Представете се, посочете ролята си и ролята на всеки, назначете секретар, който ще води протокол

  • В случай, когато участници не са запознати помежду себе си или присътства нов човек, направете кръгова презентация, така че всички участници да се представят накратко

  • Посочете целта на срещата, нейната продължителност и реда на обсъждане

  • Следвайте дневния ред, като започнете с най-важните точки

  • Насърчавайте участниците да изразяват себе си и да изразяват идеите си

  • Решавайте спорове, ако е необходимо

  • Обобщете казаното, префразирайте, ако е необходимо и оставете само онези решения и стъпки, които трябва да бъдат предприети

  • Насрочете следващата среща, посочете датата и часа на бъдещите срещи, ако има такива.

Като участник в срещата:

  • Коментирайте, изразявайте идеите си

  • Слушайте другите, демонстрирайте разбиране към колегите си

  • Останете на в рамките на тема, доколкото е възможно, избягвайте отклонения, клюки и приглушени разговори

  • Запишете важни точки и действия, които трябва да предприемете.



След среща


Ако вие сте лицето, отговорно за организация на срещата:

  • Направете протокол, запишете основните точки, за да не забравите най-важното

  • Ако е необходимо, изпратете протокол на участниците и тези, които са пропуснали срещата.

  • Оценете инструментите за анимация и срещата (можете да предоставите на участниците листове за оценка).

  • Преди да излезете от зала за срещата, уверете се, че всичко е наред

  • Уверете се, че предложените решения и действия достигат до правилните хора

  • Уверете се, че тези, които не са могли да присъстват на срещата, са информирани за взетите решения.

  • Ако е възможно, запазете място за следващата среща.

Като учасник в срещата:

  • Попълнете оценочни лист

  • Информирайте колегите, които не успяха да присъстват на срещата, за решенията, които ги засягат, и стъпките, предприети за тяхното изпълнение


Абонирайте се за блога ми и ще получавате новите статии за лидерство, управление, корпоративна култура и личностния ръст.


5 просмотров0 комментариев