top of page

Насоки за организация на работните срещи

Фото автора: Гузал ТажибаеваГузал Тажибаева

Обновлено: 1 янв.

Как да избегнем стреса при организиране на работни срещи и да повишим тяхната ефективност?

Добрата подготовка е половината на успеха.

Този контролен списък ще ви помогна да се почувствате уверени в своя работа.



Подготовка към срещата


Ако вие сте лицето, отговорно за организирането на срещата, обърнете внимание на следните точки:


  • Определете предварително целта на срещата.

  • Поставете важните въпроси в дневния ред.

  • Изберете участниците в срещата, осигурете присъствието им и им раздайте подходящата документация.

  • Обяснете на участниците тяхната роля и какво се очаква от тях на срещата.

  • Резервирайте подходяща стая за срещата, проверете наличността на необходимото оборудване, осветление, климатик или контрол на температурата, подреждане на мебели и столове.

  • Подгответе подходяща визуализация (графики, таблици, слайдове, модели).


Като участник в срещата:


  • Запишете датата, часа и мястото на срещата в плановете си.

  • Познайте целта и дневния ред.

  • Прочетете получената документация.



В процеса на срещата


Като ръководител на срещата се уверете, че са изпълнени следните задачи:


  • Представете се, посочете ролята си и ролята на всеки участник, назначете секретар, който ще води протокол.

  • Ако участниците не са запознати помежду си или ако присъства нов човек, направете кръгова презентация, така че всички участници да се представят накратко.

  • Посочете целта на срещата, нейната продължителност и реда на обсъждане.

  • Следвайте дневния ред, като започнете с най-важните точки.

  • Насърчавайте участниците да изразяват себе си и да споделят идеите си.

  • Решавайте спорове, ако е необходимо.

  • Обобщете казаното, префразирайте, ако е необходимо, и оставете само онези решения и стъпки, които трябва да бъдат предприети.

  • Насрочете следващата среща, посочете датата и часа на бъдещите срещи, ако има такива.


Като участник в срещата:


  • Коментирайте, изразявайте идеите си.

  • Слушайте другите, демонстрирайте разбиране към колегите си.

  • Останете в рамките на темата, доколкото е възможно; избягвайте отклонения, клюки и приглушени разговори.

  • Запишете важни точки и действия, които трябва да предприемете.



След среща


Ако вие сте лицето, отговорно за организирането на срещата:


  • Направете протокол, запишете основните точки, за да не забравите най-важното.

  • Ако е необходимо, изпратете протокол на участниците и на тези, които са пропуснали срещата.

  • Оценете инструментите за визуализация и самата среща (можете да предоставите на участниците оценъчни листи).

  • Преди да напуснете залата за срещи, уверете се, че всичко е наред.

  • Уверете се, че предложените решения и действия достигат до правилните хора.

  • Уверете се, че тези, които не са могли да присъстват на срещата, са информирани за взетите решения.

  • Ако е възможно, запазете място за следващата среща.


Като участник в срещата:

  • Попълнете оценъчните листи.

  • Информирайте колегите, които не успяха да присъстват на срещата, за решенията, които ги засягат, и стъпките, предприети за тяхното изпълнение.


 

Споделете вашите идеи и опит за успешни срещи – какво ви е помогнало да ги организирате по-ефективно?


Абонирайте се за блога ми и ще получавате актуални статии на теми като лидерство, управление, корпоративна култура и личностно развитие.


16 просмотров0 комментариев

Недавние посты

Смотреть все

Comments


bottom of page